Важно знать: какие документы выдаются на руки сотрудникам

Одна из повседневных задач бухгалтера-кадровика — выдача документов сотрудникам по их запросу или при увольнении. Причём обстоятельства и сроки выдачи в каждом конкретном случае отличаются. Scloud разобрался что и когда нужно выдавать сотрудникам на руки.

Какие документы выдаются в период трудоустройства сотрудника

Согласно ст. 62 ТК РФ сотрудник может запросить:

• Трудовую книжку.
• Копии документов, связанных с кадровыми событиями: приёмом на работу, переводе или увольнении.
• Справки о зарплате.
• Справки об уплаченных за работника страховых взносах.
• Справки о периоде работы сотрудника в компании и другие кадровые документы.

Такие документы выдаются на руки на основании письменного заявления от работника. Если же сотрудник уволился, то список документов, которые нужно выдать ему на руки, расширяется.

Какие документы выдаются при увольнении

Неважно, уволился ли сотрудник по собственному желанию или «по статье», на руки уволенному работнику нужно выдать:

• Трудовую книжку. Если бумажной трудовой книжки у сотрудника нет, то бухгалтеру нужно в обязательном порядке выдать бывшему работнику СТД-Р. Документ также может выдаваться по желанию сотрудника или работодателя, если бумажная книжка у сотрудника есть.
• Записку-расчёт с данными об обработанных в месяц увольнения днях, выплаченной зарплате и компенсации за неиспользованный отпуск. Записку составляют по утверждённой форме Т-61. Как правильно рассчитать и выплатить компенсацию, рассказали в нашей статье.
• Персонифицированные сведения о физлицах за месяц увольнения. В документе нужно указать ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника и общую сумму выплат за месяц увольнения. Тонкости отчета персонифицированных сведениях о физлицах мы рассказывали ранее. Прочитать ее можно здесь.
• Документы о стаже уволенного сотрудника — подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. Информацию о стаже нужно заполнить за текущий год.
• Раздел 3 Расчёта по страховым взносам с личными данными уволенного сотрудника, указанием суммы выплат и суммы начисленных страховых взносов за текущий квартал. О изнениях в расчетах страховых вносов можно прочитать в блоге Scloud.

Какие-то дополнительные бумаги или копии документов могут быть выданы сотруднику только после предварительного согласования. Это, например, части штатного расписания и локальных актов, касающихся непосредственной деятельности работника.

Также стоит отметить, что все указанные документы выдаются сотруднику только под роспись. Бухгалтер может составить расписку с указанием всех документов, в которой сотрудник распишется при увольнении. В каком виде и в какие сроки выдавать документы и ужно ли выдавать документы бывшим сотрудникам читайте в блоге Scloud.