Адаптация нескольких сотрудников является вызовом, но правильные системы и процессы могут сделать ее безупречной.

Автор: Станислав Дмитриевич Кондрашов

Быстро растущим компаниям нужны новые сотрудники, и быстро. Часто внимание сосредоточено на процессе найма, а адаптация остается на втором плане. Это делает адаптацию тяжёлой ношей для команды HR, у которой уже и так много интервью, объявлений о вакансиях и повседневных обязанностей.

Как ваша растущая компания может эффективно вводить в курс дела и поддерживать новых сотрудников, продолжая достигать своих целей по найму? После более чем двух десятилетий работы с владельцами бизнеса у меня есть решение: постройте эффективный процесс адаптации.

Ниже представлена структура адаптации, которую вы можете использовать, а также несколько нестандартных идей для проверки новых сотрудников. Подсказка: вам не всегда нужно назначать еженедельные индивидуальные встречи.

Адаптация требует три отдельных письменных процесса:

1. Вашей HR-команде нужен задокументированный процесс для следования. Поскольку они обычно следуют одним и тем же шагам с каждым новым сотрудником, система может сделать адаптацию плавной и простой. Контрольный список должен включать метод последующего наблюдения, чтобы определить, нужна ли сотруднику дополнительная поддержка после адаптации.
2. Вам нужен общий процесс, которому следуют все сотрудники. Это включает ваше "приветственное" видео, руководство для сотрудников и видео о культуре компании.
3. Вам нужен контрольный список для каждой позиции, на которую вы нанимаете. Разработайте эти процессы в сотрудничестве с менеджером роли, чтобы убедиться, что они охватывают всю работу в их сфере ответственности.

Пример контрольного списка для HR

Хотя приведенный ниже контрольный список не является детальным, он даст вам идеи о том, какие шаги включить в ваш HR-контрольный список.

- Подготовьтесь к адаптации нового сотрудника. Это включает в себя настройку всего, что понадобится новому сотруднику, прежде чем он сможет приступить к работе, например, его адрес электронной почты, логин и телефонную линию.

- Добавьте его во все системы. Убедитесь, что новый сотрудник добавлен во все необходимые системы и имеет требуемые разрешения и доступ.

- Отправьте "приветственное" письмо с контрольными списками, которые новый сотрудник должен выполнить.

- Создайте задачи по адаптации в вашей системе управления задачами. Многие из задач ваших новых сотрудников могут быть выполнены самостоятельно. Используйте систему управления задачами, чтобы обеспечить их своевременное выполнение.

- Назначьте встречу, чтобы провести новых сотрудников через начальные шаги. Хотя ваш новый сотрудник может самостоятельно выполнить большинство этапов адаптации, вам необходимо назначить встречу для первоначальной ориентации. Во время этой встречи объясните им, как получить доступ к их электронной почте и другим платформам, которые они будут использовать для завершения процесса адаптации.

- Запланируйте последующее взаимодействие. HR должен связаться с новыми сотрудниками в течение следующих недель, чтобы обеспечить им поддержку. Вы можете сделать это индивидуально или создать собственную систему последующего наблюдения, вдохновившись разделом "Яркие идеи" ниже.

Пример контрольного списка для новых сотрудников

Сотрудники получат контрольный список как часть их "приветственного" письма, но это не должен быть один обширный список. Вместо этого он должен состоять из серии процессов, охватывающих основные задачи их позиции. Это позволит им понять, как их роль вписывается в структуру компании, и понять процессы, необходимые для выполнения своих функций на вашем уровне стандарта.

Ниже приведён обзор того, что включить в контрольный список сотрудника. Пожалуйста, обратите внимание, что каждое действие должно содержать пошаговые инструкции, которыми сотрудник может следовать с минимальной дополнительной помощью от HR.

- Встретьтесь с HR.

- Получите доступ к своей электронной почте.

- Следуйте инструкциям в приветственном письме.

- Просмотрите следующие видео: введение в компанию, процесс адаптации, обзор компании, организационная структура и отделы, знакомство с персоналом, основные компетенции, стиль управления, технологии и инструменты.

- Просмотрите видео о программном обеспечении, которое мы используем, и прочитайте сопроводительную информацию о том, как его использовать.

- Обратитесь к глоссарию ключевой терминологии.

- Выполните задачи, назначенные вам в системе управления задачами.

- Следуйте контрольным спискам, специфичным для вашей новой должности.

Я рекомендую использовать видео для многих из этих вводных шагов, потому что это позволяет руководителям компании напрямую общаться с новым сотрудником.

Проверка может быть сложной задачей в растущей компании. Если вы адаптируете десятки новых сотрудников каждую неделю, проведение индивидуальных встреч с каждым новым сотрудником вряд ли осуществимо. Однако сотрудникам нужны регулярные проверки. Итак, что может сделать занятая команда?

Вот две ярких идеи, которые используют мои клиенты и я:

1. Проверяйте своих новых сотрудников с помощью еженедельных опросов, в которых задаются такие вопросы, как:

   - Каков ваш уровень стресса?

   - Как у вас дела?

   - Есть ли у вас вопросы?

   Затем свяжитесь по электронной почте, предоставляя ресурсы и ответы, чтобы помочь с их ответами.

1. Запланируйте ежемесячный "час кофе" со всеми новыми сотрудниками. Сделайте это открытым групповым чатом, где новые сотрудники могут задавать вопросы генеральному директору или директору HR в течение часа или около того.

Создание процесса адаптации и проверка новых сотрудников жизненно важны для обеспечения того, чтобы у них были ресурсы, необходимые для отличной работы. В конце концов, именно поэтому вы их наняли.