В данной статье я расскажу о первых шагах организации, которая прорабатывает вопрос вступления в режим налогового мониторинга (далее по тексту — НМ), и в первую очередь об уровне автоматизации, которая для этого требуется.
Режим налогового мониторинга предполагает, что инспектор со своего ПК подключается удаленно к Вашей информационной базе, в которой проверяет учет. Что значит «проверяет»: фактически он будет заходить в сданные вами декларации и сравнивать их показатели с первичными учетными документами (далее по тексту - ПУД). Конечно же, он не будет открывать каждый документ и переписывать его сумму на листочек: он будет делать сравнение значений деклараций с бухгалтерскими и(или) налоговыми регистрами и отчетами, список которых вы должны будете указать в документе «Регламент информационного взаимодействия» (далее по тексту — РИВ) при вступлении в режим НМ. В «Регламенте информационного взаимодействия» должно быть написано примерно так: ячейка такая-то такой-то декларации проверяется вот таким налоговым или бухгалтерским регистром. А вот уже сами регистры могут быть проверены путем их расшифровки до первичного документа.
Итак, схема: инспектор в вашей информационной базе заходит в декларацию, сверяет значения ячеек с отчетами, сами отчеты — с первичными документами. Дополнительно у него должна быть возможность «проваливаться» из отчетов в документы информационной системы, заходить в них и сравнивать содержимое с прикрепленной скан-копией первичного документа.
Это базовый минимум, который должен работать в информационной системе бухгалтерского и налогового учета при переходе на режим НМ.
Дополнительно к нему в базе должна быть реализована так называемая «запросная система». Фактически — это «карточки», в которых инспектор будет писать вопросы предприятию, а бухгалтерия — на них отвечать.
Теперь давайте рассмотрим эти вопросы более подробно.
Начнем по порядку. Самое главное — это автоматическое заполнение в системе налоговой отчетности: НДС, налог на прибыль, налог на имущество и т.д. (в более редких случаях: НДПИ, «водный» налог и т.д.). Что значит «автоматически»? Не обязательно все сто процентов ячеек должны заполняться данными из информационной учетной системы. Допускаются определенные отклонения: например, для расчета доли прибыли по обособленному подразделению в бухгалтерской программе может не хватать данных. Тогда обычно разрешают делать этот расчет вне системы, а потом прикладывать результаты к отчету. Под словами «обычно разрешают» я имею в виду, что в документе «Регламент информационного взаимодействия» такие особенности нужно будет прописать и согласовать с ФНС. Если налоговая их подтвердит, значит, предложенная степень автоматизации расчетов ее устраивает. Хорошая новость в том, что РИВ согласуется заранее, до начала мониторинга, а значит у организации будет определенный задел времени на устранение каких-то замечаний.
Обычно самой трудоемкой частью подготовки информационной системы к переходу на НМ является автоматизация налоговых регистров: в решениях «1С» не всегда они в типовом варианте подходят организациям, и, соответственно, надо заранее позаботится об их доработке.
Второе важное требование к декларациям — это возможность сверки их версий. Чтобы, если инспектор, вдруг, увидит «уточненку», то он мог бы легко сравнить ее с ранее отправленной декларацией. Во всех типовых решениях «1С» такой функционал входит в базовые поставки.
Если вопрос с декларациями решен, то можно переходить к вопросу электронного архива. Как я писала выше, у инспектора должна быть возможность посмотреть скан-копию ПУДа прямо из карточки учетного документа базы. Соответственно, кто-то должен будет этот ПУД отсканировать и прикрепить к документу.
Вопрос создания электронного архива лежит в первую очередь в организационной плоскости: надо определить точки ввода ПУД, выдать людям сканеры и научить с ними работать. Для автоматизации хранения сканов на рынке есть множество решений. Но опять же, подчеркну, что архивы должны уметь синхронизироваться с базой регламентированного учета. Если в качестве такой базы у вас «1С», то и архив логичнее делать на такой же платформе — скорее всего, в программе «1С:Документооборот».
На основании опыта я лично не рекомендую откладывать запуск сканирования ПУД до начала налогового мониторинга: как показывает практика, сотрудникам потребуется время на «раскачу». Но даже если какие-то документы вдруг окажутся в системе без сканов, то ничего страшного не произойдет: инспектор просто их запросит дополнительно через «запросную» систему.
Третий большой блок для автоматизации, помимо деклараций и архива ПУД, — это Система внутреннего контроля (далее по тексту — СВК). Сейчас элементом налогового мониторинга являются списки рисков и контрольных процедур, которые эти риски «закрывают». Здесь границы автоматизации могут быть очень широкими: допустим как вариант, при котором организация просто вручную заполнит 8 предусмотренных законодательством отчетных форм по СВК, так и вариант, что на предприятии будет внедрена полноценная система управления рисками. Второй вариант, конечно же, более правильный, но если вас поджимают сроки, то можно в принципе обойтись и ручным учетом. Про систему СВК в «1С» можно посмотреть видео с вебинара:
Допустим, что вы оценили свою систему как готовую к НМ, что дальше? Какие шаги надо будет пройти, чтобы пустить инспектора в базу?
Самое главное - надо решить, куда именно должен заходить инспектор. Здесь сейчас существует два варианта: либо Вы пускаете его непосредственно в свою базу регламентированного учета, либо делаете ее копию (так называемую «Витрину»), куда потом будете регулярно выгружать документы.
Самый простой способ, конечно же, доступ напрямую в базу (тем более, что режим НМ предполагает наличие в организации полностью прозрачного учета). Так как инспектору организуется доступ только на просмотр, то случайно подпортить первичку у него не будет возможности. При этом, конечно же, встает вопрос с персональными данными сотрудников: если они в базе есть, то необходимо уделить особое внимание их сокрытию. Надо настроить права инспектора так, чтобы он точно случайно их не увидел.
Вопрос с «Витриной» намного сложнее: с одной стороны, Вы получите возможность управлять данными, которые выгружаются инспектору (самые частые запросы — это очищать комментарии, «укрупнить» склады и подразделения). Так же, соответственно, в Витрину не переносятся персональные данные, что исключает их случайное раскрытие. Ну, и основной profit — это то, что в Витрину выгружаются уже готовые, проверенные, «чистенькие» декларации. Но взамен Вы получаете обмен, который, чтобы Вам кто не обещал, придется поддерживать. При обновлениях, при доработках бухгалтерских баз, обмен будет «вставать», и, соответственно, нужно либо привлекать фирму-подрядчика для его исправления, либо обращаться к своим штатным специалистам.
Но зато в варианте с «Витриной» Вы можете не трогать свою информационную базу в процессе подготовки к переходу на режим НМ. Не нужно встраивать в рабочие бухгалтерские базы модули «Запросная система» и «СВК», которые должны быть автоматизированы для НМ. Эти модули будут встроены только в базу «Витрины». Если Вы пускаете инспектора в рабочую базу, то надо переносить данные модули непосредственно в нее.
На данный момент модули «СВК» и «Запросная система» присутствуют в трех решениях фирмы 1С:
Дополнительно ВЦ «Раздолье» разработал аналогичные модули для конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2».
Соответственно, если Вы ведете учет на одной из этих конфигураций, то возможны оба варианта доступа инспектора: как в саму базу, так и в Витрину. Если же у Вас сейчас другие программы «1С», тогда вопрос с доступом инспектора более сложный: либо настраивать более сложный обмен с «Витриной», либо — необходимо переходить на одну из вышеперечисленных конфигураций, либо — дорабатываете эти модули в своих бухгалтерских системах самостоятельно.
© 2024 ООО "Мегасофт"
