Более тысячи позиций в смете: тест на дисциплину и учёт для подрядчика

Заказчику для гранта нужны доказательства по каждому пункту сметы: позиция на фото, время, место, день использования. Фотографии обязаны подтверждать ровно то, что подрядчик заявил в техническом задании. Кейс Nikitadev показывает, как собрать такую доказательную базу без ручного труда.

Как выглядел процесс пять лет назад

Вся работа держалась на таблицах Google Sheets и терпении команды:

• фотографы снимали всё подряд, без привязки к смете;
• менеджеры распечатывали более двадцати страниц и вычёркивали позиции на глаз;
• архив из тысяч кадров разбирали вручную, используя Telegram;
• к завершению проекта накапливалось свыше пяти тысяч фотографий, до половины - дубли одного и того же ракурса, а строка за второй день монтажа часто оставалась пустой.

Пустые строки заказчик вырезал из оплаты. Передать проект другому менеджеру было невозможно: вся информация о площадке хранилась в голове одного человека.

Что сделали для автоматизации

Поверх привычных таблиц выстроили новый контур. Данные из Google Sheets проходят через валидатор, затем попадают в мобильное приложение на площадке, проходят модерацию и собираются в готовый документ DOCX по шаблону заказчика.

Фотограф открывает карточку позиции, где день и блок уже выбраны. Внутри карточки находятся название, блок сметы, контакт ответственного лица и при необходимости образец. Снятый кадр мгновенно ложится в структуру сметы, общий чат для разбора фотографий больше не требуется.

Ключевые результаты внедрения

• цикл отчётности сократился с 640 до 64 человекочасов;
• скорость разбора фотографий выросла в десять раз;
• сборка итогового документа занимает около трёх часов вместо трёхсот двадцати;
• правок от заказчика стало в три раза меньше: отчёт собирается сразу в формате приёмки - позиция, время, место, день.

Детали и этапы внедрения

В материале разобраны и другие стороны проекта:

• почему на одну строку сметы часто требуется два кадра и как эту задачу закрыли, добавив два слота на каждую позицию;
• как две недели работы в полях с участием в монтаже и съёмках вскрыли проблемы, о которых заказчик даже не догадывался. После погружения добавили контроль прорабов и бригад: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически уходит бригаде с указанием срока исправления;
• этапы внедрения системы: двухнедельное погружение и выход на стабильный контур за восемь-двенадцать месяцев. Готовое решение сокращает сроки до трёх-четырёх месяцев;
• расчёт показателей было и стало по каждому этапу с итоговой экономией в 576 человекочасов.

Автор

Материал подготовил Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в рабочий процесс примерно за один час. Раньше на адаптацию уходили целые недели изучения архивов и работы с распечатками.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/