Как проводят внутреннюю экспертизу по 44 ФЗ своими силами

После выполнения подрядной организацией обязательств, взятых в рамках государственного контракта, заказчик обязан провести приемку, убедиться, что качество продукции, работ, услуг соответствует стандартам, касающихся упаковки, технических, эксплуатационных, санитарно-гигиенических и других качеств. Требования закреплены в части 3 статьи 94 Закона 44-ФЗ.

Закон допускает как внешнюю экспертизу контракта по ФЗ №44 (поручение ее сторонним профильным организациям), так и внутреннюю, силами штатного персонала компании. Второй вариант удобнее. Он позволяет снизить нагрузку на бюджет, исключить лишние траты. Как организовать процесс? Каковы основные правила?

Шаг 1. Назначение ответственных лиц

Согласно 44-ФЗ, возможно проведение экспертизы как одним уполномоченным лицом, так и экспертной комиссией. Решение принимается исключительно в рамках организации.

Некоторым компаниям, регулярно нуждающимся в экспертизах, рационально сформировать постоянную приемочную комиссию.

Шаг 2. Выбор эксперта для внутренней экспертизы

Приемкой должен заниматься работник соответствующей специальности, обладающий квалификацией, опытом, знаниями. IT-специалист не может заниматься приемкой товаров и услуг, не связанных с его профессией, например, медикаментов или косметики.

Значимое качество для эксперта – беспристрастность. На его решение не должны влиять личные мотивы, дружеские, родственные связи. Специалиста нужно назначить приказом, зафиксировать в нем следующее:

• Должность, паспортные данные;
• Сроки, в течение которых должна быть выполнена экспертиза;
• Реквизиты закупки, в отношении которой проводится экспертиза;
• Полномочия, согласно которым эксперт может запросить дополнительные бумаги.

Перед началом работы, эксперт должен подтвердить свое согласие с приказом подписью.

Шаг 3. Формирование комиссии

Если экспертизой будет заниматься не конкретный специалист, а целая комиссия, руководитель предприятия также должен подписать приказ, где перечислены ее члены. Как и в предыдущем случае, требуется соответствие квалификации, профессиональных качеств объекту закупки.

Второй момент – подготовка и утверждение положения о комиссии, где фиксируются цели, задачи, вопросы, на которые предстоит ответить членам комиссии, их дополнительные полномочия.

Шаг 4. Специфика экспертизы

Специфика определяется предметом экспертизы. Например, если речь идет о продукции, нужно убедиться в соответствии ее показателей, количественных и качественных, контрактным и общим требованиям. Недопустимы любые нарушения, от повреждения упаковки до истечения срока годности. В некоторых ситуациях, продукция должна сопровождаться эксплуатационными инструкциями, сертификатами государственного образца.

Если предмет – не конкретный товар, а услуга или работа, задача эксперта – проверка факта их выполнения в надлежащем объеме, с соблюдением оговоренных и обозначенных сроков, первичных и второстепенных условий. К примеру, нужно сопоставить результат с чертежами, сметами, проектной документацией. Обнаруженные несоответствия и нарушения фиксируются, причем рекомендуется делать это не в простой письменной форме, а с фактическими подтверждениями в формате фотографий, видео.

Шаг 5. Схема проведения

Стандартный алгоритм проведения внутренней экспертизы таков:

1. Подготовка приказа, согласно которому определен внутренний эксперт либо комиссия с подтвержденными правами, полномочиями;
2. Проведение экспертизы, определение качества товара, результатов, достигнутых в рамках соглашения. Нужно учесть, что конкретные сроки проведения в ФЗ-44 не закреплены, однако, важны сроки, зафиксированные в контракте, в течение которых нужно завершить приемку;
3. Составление приемочного акта, заключения, иного документа, демонстрирующего результат работы эксперта, либо комиссии;
4. В ситуации, если качество услуг, работ или товаров не соответствует контрактным требованиям, заказчик имеет право на отказ в приемке до тех пор, пока нарушения не будут устранены;
5. Эксперт или комиссия фиксируют в отчете все данные, показывающие, что подрядные организации, поставщики безответственно отнеслись к выполнению обязательств, допустили грубые нарушения;
6. Размещение отчетностей, согласно которым контрактные обязательства были исполнены, в ЕИС.

После того, как экспертиза проведена и надлежащим образом оформлена, заказчик решает, соответствует ли результат труда подрядчика контрактным условиям. При положительном ответе – происходит приемка, оформляется акт, заверяется подписью. В акте отражается следующее:

• Списки работ, выполненных подрядчиком, предоставленных им услуг, проданных товаров, сопровождающиеся ценой;
• Заключение эксперта или комиссии;
• При отрицательном заключении, прописываются его причины, фиксируются обнаруженные недочеты, дефекты, расхождения с контрактными условиями, положениями государственных стандартов.

Акт заверяется подписью эксперта либо членов комиссии.

Шаг 6. Оформление результатов

В 44-ФЗ не указана обязательность подготовки отдельного заключения эксперта или комиссии. Достаточно обозначить в акте приема-передачи или накладной факт проведения экспертизы с обозначением результата, простановкой подписей уполномоченных лиц.

Если экспертиза показала, что товар не соответствует положениям соглашения, несоответствие не просто подчеркивается, а подробно описывается, указываются все дефекты. Правило актуально и для услуги. Например, эксперт должен указать, что таковая не была проведена в полном объеме: строительная подрядная организация проигнорировала внешнюю отделку, хотя она прописывалась в контракте, дворник – вынос мусора из урн. Для достоверности и точности, нарушения не лишне подтвердить фотографиями.

Допустимо оформление экспертизы и как отдельного акта. Требуется указание следующих данных:

• Место, день, в который был оформлен документ;
• Дата заключения контракта, его номер;
• Информация о подрядной организации, лице, привлеченном к исполнению;
• Сроки, в течение которых должны быть выполнены поставки или работы;
• Результаты работы комиссии, подтверждение или отрицание возможности приемки, обозначение соответствия или несоответствия результатов контрактным требованиям.

Проведение экспертизы силами внутренних специалистов реально и допустимо законодательством. Главное – найти лиц нужной квалификации и опыта, правильно провести оценку, надлежащим образом зафиксировать результаты, грамотно оформить акт.