Хранение информации в электронном виде

Хранение информации в электронном виде представляет собой процесс сохранения данных в файлах. Они создаются в ЭДО или в других источниках. Благодаря этому пользователь может в любой момент обратиться к документам, обменяться ими с другими сотрудниками или бизнес-партнерами, переслать их, удалить, изменить и многое другое. Все это существенно автоматизирует офисную работу и делает ее удобной: не нужно постоянно использовать бумагу, достаточно все сохранить в СХД all flash, чтобы в случае необходимости внести обновления или перепрограммировать.

Способы организации электронного архива

Следует выделить несколько:

• облачное хранилище. Это сторонний сервер, который предоставляется на определенных условиях;
• локальный архив. Все документы хранятся на выделенном интернет-сервере (обычно он создается каждой организацией в отдельности);
• архив в системе ЭДО. За все отвечает оператор ЭДО, с которым заранее обсуждаются условия доступа к документации.

Что касается хранения информации на физических носителях, то это своеобразное резервное копирование. Это могут быть диски или флешки.

Требования к хранению электронных документов

Среди основных стоит выделить:

• доступность. Иными словами, электронные документы не должны быть зашифрованы, к ним должен быть доступ в любое время. Самое главное, это наличие интернет-соединения;
• целостность данных. Для этого применяются специализированные системы контроля: защита от несанкционированного доступа и модификации, а также от удаления. Вариантов тут много, например, аутентификация пользователей;
• законность. То есть электронные документы должны храниться по определенным правилам. Это касается и охраны персональных данных, и налоговой отчетности, и всего остального. Подробности можно узнать, изучив законодательство, регулирующее область той деятельности, которой занимается организация или предприятие.

Технический контроль состояния носителей проводится как минимум 1 раз в 5 лет. Что касается рабочих моментов, то в течение всего срока хранения документов они должны быть в двух экземплярах (основной и дополнительный). При этом оба хранятся на разных физических устройствах, для надежности.

В случае обнаружения порчи физического носителя, все документы немедленно перезаписываются на другие. Если есть необходимость, то специалисты переводят их в новые форматы, чтобы можно было сохранить всю информацию и не потерять ее.