Важно знать: какие документы выдаются на руки сотрудникам

Специалист кадрового делопроизводства Scloud Наталья Подорожная рассказывает, какие документы и в какие сроки нужно выдавать сотрудникам на руки.

Одна из повседневных моих задач — выдача документов сотрудникам по их запросу или при увольнении. Причем обстоятельства и сроки выдачи в каждом конкретном случае могут отличаться.

Какие документы выдаются в период трудоустройства сотрудника?

Обратимся к российскому законодательству. Согласно ст. 62 ТК РФ, сотрудник может запросить:

• Трудовую книжку.
• Копии документов, связанных с кадровыми событиями: приемом на работу, переводом или увольнением.
• Справки о зарплате.
• Справки об уплаченных за работника страховых взносах.
• Справки о периоде работы сотрудника в компании и другие кадровые документы.

Такие документы сотрудник может запросить на протяжении всего времени работы в компании. Если же сотрудник увольняется, то список документов, которые нужно выдать ему на руки, расширяется.

Какие документы выдаются при увольнении?

Неважно, уволился ли сотрудник по собственному желанию или «по статье», на руки уволенному работнику нужно выдать:

• Трудовую книжку. Если бумажной трудовой книжки у сотрудника нет, то выдаем СТД-Р. Документ также можно выдать по желанию сотрудника или работодателя, если бумажная книжка у сотрудника есть.
• Персонифицированные сведения о физлицах за месяц увольнения. В документе указываем ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника и общую сумму выплат за месяц увольнения. О тонкостях составления персонифицированных сведений о физлицах мы рассказывали ранее. 
• Документы о стаже уволенного сотрудника — подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. Информацию о стаже заполняем за текущий год.
• Подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1 со сведениями о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию сотрудника.
• Раздел 3 Расчета по страховым взносам с личными данными уволенного сотрудника. Здесь также указываем сумму выплат и сумму начисленных страховых взносов за текущий квартал. 

Также по требованию сотрудника нужно выдать записку-расчет с данными об отработанных в месяц увольнения днях, выплаченной зарплате и компенсации за неиспользованный отпуск.

Какие-то дополнительные бумаги или копии документов можно предоставить только после предварительного согласования. К таким документам относятся части штатного расписания и локальных актов, касающихся непосредственной деятельности работника.

Стоит отметить, что все указанные документы выдаются сотруднику только под роспись. Обычно я составляю расписку с указанием всех документов, в которой сотрудник расписывается при увольнении.

В каком виде и в какие сроки выдавать документы?

Оригиналы на руки сотруднику мы выдать не можем. Поэтому работнику всегда выдаются копии документов, причем под «копией» документа понимается ксерокопия оригинала с печатью юридического лица и подписями ответственных лиц. В любом другом случае копия юридической силы не имеет.

Что касается сроков, по ТК РФ документы выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момента запроса или непосредственно в день увольнения.

Ниже приведу перечень справок и выписок, а также информацию о том, не позднее какого времени они должны быть переданы сотруднику:

• Копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу; копия трудовой книжки; справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ); справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца; копии любой записи, содержащей персональные данные работника — выдаются не позднее 3-х рабочих дней с момента обращения.
• Приказ об увольнении можно выдать в последний рабочий день сотрудника или в те же сроки — не позднее 3-х рабочих дней.
• Экземпляр о приеме на работу тоже выдается не позднее 3-х рабочих дней с момента обращения, но лучше выдать документ непосредственно в день приема на работу.
• Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, выдается в последний день работы или после увольнения — не позднее 3-х рабочих дней со дня получения заявления работника.
• Записку-расчет; персонифицированные сведения о работнике; раздел 3 РСВ с данными о сотруднике; а также сведения о его стаже и дополнительных взносах выдаются непосредственно в день увольнения.

Другие документы, неупомянутые выше, выдаются не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи работником заявления на их выдачу.

Нужно ли выдавать документы бывшим сотрудникам?

Часто возникают ситуации, в которых уволенные сотрудники не могут добиться от своего бывшего работодателя некоторых локальных актов компании. Можно предположить, что владельцы бизнеса не хотят распространять важную документацию компании третьим лицам. Это логично, но противоречит текущему мнению суда. Считается, что компания обязана предоставлять документы бывшим сотрудникам по их запросу. Но выдавать сотруднику можно только те документы или части документов, где речь идет непосредственно об обратившемся работнике. 

Если же сотрудник запрашивает локальный акт, который напрямую не касается его деятельности, такой документ мы выдать не можем. В этом случае нужно объяснить новому работодателю, что текущее требование не отвечает предписаниям ТК РФ.

Заключение

Кадровые специалисты обязаны выдавать работникам запрашиваемые ими документы. Но выдать мы можем только те документы, которые напрямую относятся к сотруднику или его деятельности в компании. Это правило распространяется не только на действующих, но и на бывших сотрудников организации. Такое предписание ТК РФ обусловлено тем, что полученные документы нужны не только для трудоустройства на другую работу, но и для того, чтобы взять кредит в банке или же отправить ребенка в детский сад.